Deliverability, mailservers en ‘handshakes’
Als u een mailing opzet doet u dit met de bedoeling dat al uw contacten deze mailing ontvangen en niet slechts een percentage ervan. De mate van afleverbaarheid van uw mailings noemen we binnen de e-mailmarketing deliverability.

Omdat er tegenwoordig steeds meer mailings worden verstuurd zijn mail- en webmailproviders de ontvanger hiertegen gaan beschermen. Ze doen dit hun filter zo af te stellen dat er maar een beperkt aantal e-mails door hun SMTP-poort kunnen. Dit voorkomt grote bulkmailings en werkt daarnaast ook vrij effectief tegen spam. Het aantal mails dat een ontvangende partij per keer dat hij contact maakt met de verzendende mailserver doorlaat is per ontvangende mailserver verschillend.

Voor het gemak noemen we elke keer dat de verzendende mailserver contact maakt met de ontvangende mailserver een ‘handshake’. De ontvangende server bepaald hierbij hoeveel mails hij per ‘handshake’ doorlaat en de verzendende server bepaald hoeveel “handshakes” hij wil doen om zijn hele verzendlijst te kunnen bereiken. Bij iedere ‘handshake’ tussen de verzendende server en de ontvangende server worden er dus maar een bepaald aantal mails doorgelaten. Veel verzendende mailservers doen maar één ‘handshake’ of in ieder geval te weinig ‘handshakes’ om een hoog percentage van de mailing daadwerkelijk in de inbox van de ontvanger terecht te laten komen.

Zelfontwikkelde oplossingen vs. een goede MTA

Bedrijven die grote verzendlijsten hebben waarnaar ze hun e-mailings sturen werken vaak met E-mail service providers (ESP), oftewel e-mailmarketingplatformen. Traditionele ESP’s hebben vaak zelfontwikkelde oplossingen die het ingewikkeld maken de kerntaken van e-mailmarketing uit te voeren. Veel van de huidig aangeboden e-mailmarketingsoftware heeft dan ook veel beperkingen zoals lopende kosten, integratie uitdagingen, lange doorlooptijden en een gebrek aan controle over de timing van campagnes. Dit probleem valt op te lossen door met een goede MTA (mail transfer agent) te werken die volledig ingespeeld is op de ontwikkelingen die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden met betrekking tot filtering en zich ook blijft ontwikkelen.Een mail transfer agent is een software agent die de overdacht van e-mail berichten van de ene computer naar de andere  in een hop transactie toepassingsniveau. Een MTA implementeerd daarbij zowel de klant(verzenden) als server(ontvangen) gedeelten van het Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).

Een van de MTA’s die tot deze groep behoort is de Strongmailserver van het Amerikaanse bedrijf Strongmail.

Deze MTA is zo ontwikkeld dat hij net zolang en net zovaak ‘handshakes’ blijft geven tot uw hele mailing door de poort van de ontvangende ESP heen zijn. Bij een mailing van 500 en een poort waar er maar 25 mails per keer door heen mogen, zal de MTA dus twintig keer contact maken met de ontvangende ESP. Het percentage aan mailings dat de inbox van de ontvanger heeft bereikt zal in dit geval dus ook aanzienlijk hoger zijn en daarnaast de inversteringskosten voor u verlagen en een verbetering zijn voor uw ROI. Ook is kans dat als u op 9.30 uur ’s-Morgens op send drukt en de laatste relatie uw nieuwsbrief pas om 23.00 uur ’s-avonds vrijwel nihiel. waardoor de conversie zeer waarschijnlijk ook een stuk hoger zal zijn.

Vraag dus eens met welke MTA uw ESP werkt!

1 van de pijnpunten waar hij mee geconfronteerd wordt in zijn nieuwe functie is de respons op de 2 wekelijkse nieuwsbrief die ze uitsturen, daar zit een dalende trend in en hij kon niet direct uitleggen waar dat aan zou kunnen liggen.
Ze werken daar met geweldige klantenlijsten, waarvan buiten de NAW gegevens ook de leeftijd, soort polis en andere data bekend zijn. Toen ik hem vroeg of hij dan ook segmenteert op kenmerk in zijn nieuwsbrieven keek hij me verbaasd aan.

Al die informatie van je klanten en prospects en er wordt niets mee gedaan, iedereen krijgt dezelfde brief. Geen wonder dat je brief slecht gelezen wordt, een 26 jarige zal niet altijd dezelfde soort verzekering op het oog hebben als iemand die bijna met pensioen gaat. Een brief wervend maken voor alle 50.000 ontvangers is dan ook bijna onbegonnen werk, te veel soorten en smaken.

Het is tegenwoordig zo eenvoudig om bepaalde modules in een nieuwsbrief te personaliseren. Stuur een bepaalde module van uw nieuwsbrief bijvoorbeeld alleen naar personen van 20 tot 32 jaar, waarbij je een iPod aanbiedt als ze meedoen aan een poll.
Stuur mensen met maar 1 polis een module waarin ze een aanvullende polis tegen een gereduceerd bedrag kunnen aanschaffen, daar zit iemand met meerdere polissen niet op te wachten, zo zijn er legio voorbeelden.

Pas wel op dat je niet te ver doorsegmenteert, een module gericht aan 22 jarigen, wonend in Amsterdam met een rechtsbijstandverzekering zal leiden tot een zeer kleine selectie en voegt dus per saldo niets toe.

Dus: Heb je al die jaren een goede database opgebouwd met verschillende client en prospectgegevens, gebruik deze dan ook!
Je nieuwsbrief zal niet alleen veel beter gelezen worden, je zal zien dat de doelstelling die je met de nieuwsbrief voor ogen had veel dichter bij komt.

Mvg, Steven

In oktober 2009 is de spamwet in werking getreden en is de opt-in binnen de e-mailmarketing verplicht geworden.  Wat kortgezegd betekent dat u geen (bulk)mailings meer mag versturen zonder nadrukkelijke toestemming van de ontvanger. Dit gaf ondernemers en e-mailmarketeers stof tot nadenken. De opt-in kreeg daarbij veel aandacht.

Een opt-in is in feite niet meer en niet minder dan de functie/mogelijkheid voor de bezoeker van uw website om zich in te schrijven voor uw nieuwsbrief.

Standaard bevestigingsmail

U bent verplicht bij de inschrijving de subscriber een bevestigingsmail te sturen, dit noemen we binnen de e-mailmarketing ook wel een confirmed opt-in. Deze bevestigingsmail is er om er zeker van te zijn dat u de nieuwsbrief wilt ontvangen en om er zeker van te zijn dat u ook daadwerkelijk degene bent die zich heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief en niet iemand anders. In veruit de meeste gevallen wordt de subscriber in deze mail bedankt voor de aanmelding en verzocht via het klikken op een link de subscriptie te bevestigen.

Het is aan te raden bij deze bevestigingsmail een link naar uw website te plaatsen, zoals we bijvoorbeeld hierboven zien bij de nieuwsbriefaanmelding voor Sprout. Het ziet er niet alleen een stuk professioneler uit, maar herrinnert de subscriber er ook aan waar hij zich ook alweer voor ingeschreven had. Want alhoewel we in een 24-uurs economie leven waar internet een grote rol in speelt, wil dat niet gelijk zeggen dat al je subscribers ook dagelijks hun mail checken.  Geef als mogelijk in deze mail de subscriber ook een mogelijkheid om eerdere nieuwsbrieven te bekijken via een link.

Als de subscriber de bevestiging compleet wil maken dient hij op een link te klikken die naar de ‘bevestiginspagina’ leidt. Bij deze landingspage kun je de subscriber de mogelijkheid geven zijn voorkeuren in te stellen. Met voorkeuren worden opties bedoeld als het aanvinken van onderwerpen, aanvinken van verschillende nieuwsbrieven van dezelfde onderneming, etcetera. Ook kunt je op deze landingspage de extra informatie over de subscriber vragen, die je bij de opt-in vanwege het ‘hoge drempel gehalte’ niet geplaatst hebt. Deze extra informatie zorgt er niet alleen voor u als verzender de ontvanger meer relevante content kan bieden, maar ook dat je een beter inzicht krijgt waaruit je doelgroep bestaat en hoe u deze kunt segmenteren.

Welkomstbericht

Als de subscriber via de bevestigingslink bevestigd heeft, kunt je ervoor kiezen nog een welkomsbericht versturen. Hierbij bevestig je dat de door de subscriber ondernomen actie is gelukt en hij is toegevoegd aan de verzendlijst. Vergeet daarbij  niet aan te geven waar het mogelijk is om zich uit te schrijven voor de nieuwsbrief. De opt-out(mogelijkheid om zich uit te schrijven) is sinds de invoering van de spamwet 1 oktober 2009 namelijk ook verplicht.

Het belangrijkste van het welkomsbericht is echter de inhoud. Als je dit op de juiste manier aanpakt kan het je veel effect opleveren. Niet alleen qua verkoop, maar ook qua imago en hoe de subscriber over u denkt.
Een welkomsbericht kun je gebruiken om de subscriber welkom te heten in je database en ze daarbij een speciaal voordeel te geven. Dit kan op verschillende manieren;

* Geef de ontvanger een bonus voor zijn interesse en verras hem met een ‘sign-up’ bonus bijvoorbeeld:
* geef een link naar  de meest populaire content van je laatste mailings;
* geef een kortingscode of een andere speciale aanbieding, die alleen voor nieuwe subscribers geldt;
* een “alleen-voor-subscribers” artikel, white paper, presentatie of ander handig document.

Zorg dat je gehele bestand up to date is:

-          Double optin

Belangrijk is dat je zeker weet dat je gehele bestand middels de ‘’double optin’’ methode is aangemeld. De ‘’double optin‘’methode wil zeggen dat wanneer iemand zich inschrijft op een website voor een nieuwsbrief diegene eerst een bevestigingslink in zijn of haar inbox ontvangt, om zich vervolgens middels die link definitief aan te melden.  Zie ook de nieuwe wetgeving die vanaf 1 oktober van kracht is. Zorg ook dat er duidelijk een uitschrijf functionaliteit in de nieuwsbrief zit en op je website.

-              Bounces verwerken

Zorg er ook voor dat dat adressen waarop vaak bounces voorkomen automatisch uit je database verwijderd worden, wat heb je immers aan een niet bestaand adres, of een adres waarbij je in de spamfilter terecht komt? Maak hierbij onderscheid tussen zogenaamde ‘’harde’’ en ‘’zachte’’ bounces. ‘’Zachte bounces’’ zijn automatische replies van ontvangers die bijvoorbeeld een out of office functie hebben aan staan in outlook. ‘’Harde bounces’’ zijn e-mail adressen die niet meer bestaan, of adressen waarbij jouw e-mail in de spamfilter terecht komt.

-          Segmenteren

Segmenteer je database in groepen die voor jou interessant zijn. Zo kan je makkelijk nieuwsbrieven versturen naar verschillende groepen met andere inhoud.  Zo kan je ook meten welke groepen jou het meeste opleveren en dus erg interessant zijn, maar hier gaan we verder in dit artikel dieper op in.

Database verrijken

Probeer meer informatie van de ontvanger te vergaren.  Aangesproken worden met naam wekt immers herkenning op en zal leiden tot meer opens van de nieuwsbrief. Een webshop kan bijvoorbeeld andere producten in zijn nieuwsbrief verwerken voor vrouwelijke ontvanger van 20-30 jaar dan mannelijke ontvangers van 20-30 jaar. Hoeveel mannen hebben behoefte aan het nieuwe boek van Heleen van Royen bij bol.com? Precies….

In sommige gevallen kan deze informatie dus erg waardevol zijn en kan het dus nuttig zijn om een ‘’verrijkings actie’’ te beginnen. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om een prijsvraag op te zetten waarbij de ontvangers eerst wat gegevens in moeten vullen voordat ze aan de prijsvraag mee kunnen doen. Hier een leuk creatief voorbeeld van een actie.

Statistieken/Testen

Testen

Pak random een klein deel van je adressen bestand en ga hier op experimenteren met verschillende onderwerpen, opbouw en inhoud van je nieuwsbrief. Verstuur bijvoorbeeld 3 verschillende nieuwsbrieven qua onderwerp/inhoud en bekijk welk nieuwsbrief het beste converteert.
Het tijdstip van het versturen van de nieuwsbrief kan ook erg belangrijk zijn, heb je bijvoorbeeld veel zakelijke ontvangers? Sturen tussen 9 en 5, gegarandeerd dat ze een pop upje in hun scherm krijgen van Outlook.

Meten ingekochte adressen

Zorg ervoor dat alle adressen die je bij een andere partij hebt ingekocht een waarde hebben.  Op deze manier kan je deze adressen als het ware in de gaten houden en dus meten of deze adressen wat opleveren. Een vraag zoals, kopen deze adressen veel producten in mijn webshop? Dus is het het investeren waard? Het antwoord hierop is op deze manier inzichtelijk te maken. Software die dit ondersteund:

- Campaign commander
- E-ngine

Verder is een bezoekje aan de website van Emma zeker interessant. Hier staan ook de richtlijnen waaraan een nieuwsbrief moet voldoen uitgebreid omschreven.